Kommunalbericht 2023, Nr. 4 - Verwaltungsgebühren und Auslagenersatz

Sofern Kommunen Verwaltungsleistungen (Amtshandlungen) erbringen, die von Dritten beantragt oder anderweitig veranlasst werden, z. B. Genehmigung eines Bauvorhabens oder der Entzug einer Fahrerlaubnis, sind sie verpflichtet, hierfür Verwaltungsgebühren und ggf. Ersatz von Auslagen, wie etwa Porto und Kosten von Ortsbesichtigungen, zu verlangen. Damit soll der mit der Amtshandlung verbundene Verwaltungsaufwand gedeckt werden.

Demnach sind Verwaltungsgebühren – ähnlich wie die Erstattung sonstiger Verwaltungskosten (Nr. 5 des Kommunalberichts) – Instrumente der verursachungsgerechten Finanzierung von Verwaltungsleistungen. Ansonsten müsste der Aufwand durch Steuern finanziert werden. Im Jahr 2022 betrugen die Einnahmen aus Gebühren und Auslagen 180 Mio. €.

Regelungen zur Höhe der Gebühren finden sich in landesrechtlichen Gebührenverzeichnissen. Teilweise können diese auch in gemeindlichen Satzungen getroffen werden.

Eine Prüfung bei neun Gebietskörperschaften zeigte, dass Gemeinden und Gemeindeverbände abweichend von ihrer Verpflichtung für einige Amtshandlungen keine Verwaltungsgebühren forderten. Das betraf insbesondere Prüfungs- und Beratungsleistungen der Bauaufsichtsbehörden.

Vielfach fehlten Gebührenkalkulationen, um die mit der Amtshandlung verbundenen Kosten zu bestimmen. Im Fall eigener Gebührensatzungen blieben Gebührensätze trotz Kostensteigerungen bis zu zwei Jahrzehnte unverändert.

Die Kommunen erfassten häufig den mit der Amtshandlung verbundenen Arbeitszeitaufwand nur unzureichend. Damit fehlten Angaben, um die Gebühren sachgerecht festzusetzen.

Gebühren, für die in den Gebührenverzeichnissen ein Rahmen vorgesehen war, wurden zumeist nur in Höhe des Mindestbetrags oder im untersten Bereich des Rahmens erhoben.

Soweit Gebühren nicht nur den Aufwand, sondern auch den Nutzen der Amtshandlung für Antragsteller berücksichtigen sollten (z. B. wasserrechtliche Erlaubnisse zur Entnahme von Grundwasser), fehlten Kriterien für dessen Bemessung. Letzterer wurde abweichend von den Vorgaben oftmals nicht in die Gebührenbemessung einbezogen.

Insbesondere für Dienstreisen im Zusammenhang mit gebührenpflichtigen Amtshandlungen machten Kommunen nicht immer Auslagenersatz geltend, obwohl die Gebührenverzeichnisse das vorsahen.

Um den Kommunen die Gebührenerhebung zu erleichtern, hat der Rechnungshof dem Land Rechtsänderungen vorgeschlagen.