Jahresbericht 2022, Nr. 19 - Bibliothek der Universität Trier
- kleinteilige Organisation und Doppelstrukturen abbauen, Digitalisierung vorantreiben -
Wesentliches Ergebnis der Prüfung
Die Bibliothek war bei einer Personalausstattung von 89,5 Vollzeitkräften mit fünf Abteilungen und über 60 weiteren Organisationseinheiten zu kleinteilig aufgebaut. Gleichartige oder sachlich zusammengehörende Aufgaben wurden in verschiedenen Organisationseinheiten erledigt. Die Organisation kann gestrafft werden.
Ein digitales Selbstverbuchungs- und Sicherungssystem war nicht eingeführt. Von den für die physische Medienausleihe und -rückgabe erforderlichen elf Vollzeitkräften könnte ein großer Teil bei einer Umstellung auf die Selbstverbuchung eingespart werden.
Der Anteil der digitalen Medien war im Vergleich zu anderen Universitäten gering.
Forderungen des Rechnungshofs · Stellungnahmen der Landesregierung · Parlamentarische Behandlung
(Teilziffer 3 des Jahresberichtsbeitrags)
3.1 Zu den nachstehenden Forderungen wurden die gebotenen Folgerungen bereits gezogen oder eingeleitet:
Der Rechnungshof hatte gefordert,
a) die Aufbau- und Ablauforganisation zu straffen und den Personalbedarf zu prüfen sowie ggf. entbehrliche Stellen abzubauen,
b) eine ordnungsgemäße Stellenbesetzungsliste sicherzustellen und die Anzahl der Kostenstellen für die Bibliothek auf ein angemessenes Maß zu begrenzen,
c) ein digitales Selbstverbuchungs- und Sicherungssystem einzuführen,
d) eine Erhöhung des Anteils an digitalen Medien zu prüfen,
e) Buchbindearbeiten im Wettbewerb zu vergeben.
3.2 Folgende Forderung ist nicht erledigt:
Der Rechnungshof hat gefordert, über die Ergebnisse des eingeleiteten Strategie- und Organisationsprozesses einschließlich der Überprüfung des Personalbedarfs zu berichten.
Die Landesregierung hat für das Entlastungsverfahren zu dem Beitrag folgende Stellungnahme abgegeben (Drucksache 18/3200 S. 29):
"Zu Ziffer 3.2:
Die Universität Trier hat die Prüfungsfeststellungen aufgegriffen und einen Organisations- und Strukturprozess gestartet. Der Strategieprozess inklusive der weiteren Ressourcenplanung in der Universitätsbibliothek Trier soll durch eine externe Beratung unterstützt werden. Aktuell ist nach Auskunft der Universität Trier die Ausschreibung der externen Unterstützung in der Vorbereitung."
Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vorschlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag folgenden Beschluss empfohlen (Drucksache 18/4302 S. 14):
"Es wird zustimmend zur Kenntnis genommen, dass die Universität Trier zugesagt hat,
a) die Aufbau- und Ablauforganisation zu straffen und den Personalbedarf zu prüfen sowie ggf. entbehrliche Stellen abzubauen,
b) eine ordnungsgemäße Stellenbesetzungsliste sicherzustellen und die Anzahl der Kostenstellen für die Bibliothek auf ein angemessenes Maß zu begrenzen,
c) ein digitales Selbstverbuchungs- und Sicherungssystem einzuführen,
d) eine Erhöhung des Anteils an digitalen Medien zu prüfen,
e) Buchbindearbeiten im Wettbewerb zu vergeben.
Die Landesregierung wird aufgefordert, über die Ergebnisse des eingeleiteten Organisations- und Strukturprozesses einschließlich der Überprüfung des Personalbedarfs zu berichten."
Der Landtag hat diesen Beschluss im November 2022 gefasst.
Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/5310 S. 14):
"Nach einer öffentlichen Ausschreibung über den Vergabemarktplatz Rheinland-Pfalz wurde am 29. August 2022 das Unternehmen BDO mit den externen Beratungsdienstleistungen für das Veränderungsprojekt bezüglich des Organisations- und Strukturprozesses beauftragt. Die Bibliothek wird im Umfang von 40 Beratungstagen über einen Zeitraum von sechs bis zehn Monaten unterstützt.
Am 11. Oktober 2022 wurden Auswahlgespräche für die Besetzung der Stelle für Organisationsentwicklung/Projektmanagement geführt."
Der Haushalts- und Finanzausschuss hat auf der Grundlage des Vorschlags der Rechnungsprüfungskommission dem Landtag empfohlen, die Landesregierung aufzufordern, "über die Ergebnisse des eingeleiteten Organisations- und Strukturprozesses einschließlich der Überprüfung des Personalbedarfs" möglichst bald zu berichten (Drucksache 18/7526 S. 20).
Der Landtag hat diesen Beschluss im September 2023 gefasst.
Die Landesregierung hat dem Landtag wie folgt berichtet (Drucksache 18/8603 S. 39):
"Die Stelle der Organisationsentwicklung/Projektmanagement für zwei Jahre konnte zwischenzeitlich besetzt werden, sodass der Prozess zusammen mit der Leiterin der Bibliothek und dem externen Beratungsdienstleister starten konnte und planmäßig verläuft. Mit konkreten Ergebnissen ist aufgrund der Komplexität nicht vor 2026 zu rechnen."